easy-bill Rechnungen

Tutorial Ihre Daten

Alle Menüpunkte finden sie unter dem Menü "Einstellungen".

Adressdaten

Um Ihre Adressdaten zu aktualisieren klicken Sie bitte auf "Adressdaten" - links erscheinen nun die Felder indem Ihre Daten stehen müssen. Geben Sie nun die erforderlichen Informationen in die zugehörigen Felder ein:

Firmenname: Hier geben Sie bitte Ihren Firmennamen ein - falls Sie keinen haben dann lassen Sie das Feld einfach leer!
Steuernummer: Geben Sie hier Ihr zuständiges Finanzamt und Ihre Steuernummer ein - Diese Angaben sind Pflicht!
Alle anderen Felder erklären Sich von selbst.

Wenn Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie auf den Button "Daten speichern"!

Zahlungsdaten

Um Ihre Zahlungsdaten zu aktualisieren klicken Sie bitte auf "Zahlungsdaten" - links erscheinen nun die Felder indem Ihre Daten stehen müssen. Geben Sie nun die erforderlichen Informationen in die zugehörigen Felder ein. Wenn Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie auf den Button "Daten speichern"!

Ihre Einstellungen

Ihr Logo, welches oben links auf den Angeboten und Rechnungen erscheint, können Sie ganz einfach aktualisieren:

Hinweis: Das Logo sollte maximal 300 Pixel breit und 150 Pixel hoch sein !

Klicken Sie auf "Ihr Logo..." - es öffnet sich ein neues Fenster, indem Sie Ihr neues Logo auswählen können. Nach einer Bestätigung auf "OK" wird das Logo integriert und steht nun zur Verfügung.

Zur Auswahl stehen folgende Designvorlagen:

Kopfzeile: Es wird nur die Kopfzeile inklusive Logo angezeigt - Standarteinstellung
Fußzeile: Es wird nur die Fußzeile angezeigt - ideal für vorgefertigte Briefbögen, da hier kein Logo auf der Rechnung erscheint
Kopf- & Fußzeile:Hier werden alle beiden Zeilen angezeigt.

Wichtig: Wenn Sie Ihre Angebote oder Rechnungen per Email verschicken wollen, dann können Sie dies nur tun, wenn Sie das Design Kopfzeile oder Kopf-&Fußzeile ausgewählt haben!

Bei dem Design nur Fußzeile können Sie die Angebote und Rechnungen nur ausdrucken! Außerdem werden bei der Emailversendung nur die Kopfzeile generiert! Die Fußzeile wird ignoriert!

Währungsformat:
Als Währungsformat können Sie alle möglichen Währungen wählen! Zu beachten ist dass die Währungen IMMER in Großbuchstaben angegeben werden :
EUR oder €
CHF
DKK
USD oder $
GBP oder £

Mailmoduleinstellungen:

Wählen Sie nun im Fenster "Emails über SMTP-Modul" aus.

Standarteinstellung ist der Versand über Outlook!

Geben Sie nun die Zugangsdaten zu Ihrem Postfach an! Diese Daten finden Sie in ihren Domainunterlagen und sind die gleichen, wie Sie sie in Ihrem Emailprogramm nutzen!

SMTP-Server -> die Adresse des Postausgangsservers (z.B. bei web.de = smtp.web.de)
POP3-Server -> die Adresse des Posteingangsservers (z.B. bei web.de = pop.web.de)

Diese Angabe ist notwendig, da das Emailmodul eine sogenannte POPbeforeSMTP-Abfrage einleitet, bevor die Emails versendet werden. Diese Methode schützt Ihr Postfach vor Spamattacken und authentifiziert easy-bill als berechtigten Nutzer.

Benutzername -> Ihr Benutzername im Postfach
Passwort -> Das Kennwort für das Postfach
Absenderemail -> Geben Sie hier die Absenderadresse ein - Sie muss mit der des Postfachs übereinstimmen !!
Absendername -> Geben Sie hier Ihren Namen im Klartext an.

Bestätigen Sie nun die Angaben mit Klick auf "Änderungen übernehmen"!

Ihre Texte

Sie können in easy-bill Ihre Texte die auf den Rechnungen, Angeboten und Mahnungen erscheinen zum Großteil selbst bestimmen. Um die Standarttexte zu ändern klicken Sie einfach auf "Ihre Texte" und verändern diese nach Ihren Wünschen im neu öffnenden Fenster. Die Texte speichern sie mit Klick auf "Texte speichern".