easy-bill Rechnungen

Inkassomodul in easy-bill

Um das Inkassomodul nutzen zu können benötigen Sie die Zugangsdaten von MediaFinanz!

Um in das Inkassomodul zu gelangen, verfahren Sie bitte wie folgt:

·    Klicken Sie auf "Inkasso"

Klicken Sie nun bei der ersten Verwendung auf den Button "Alle Daten ermitteln".

Bitte beachten Sie das Sie durch das ermitteln der Daten den Inkassovorgang abschließen müssen! Sie dürfen bis zur Übergabe der Schuldnerdatei an MediaFinanz NICHT erneut die Daten ermitteln - sonst gehen die aktuellen Daten verloren!!

Merke : Erst die Daten ermitteln, dann vervollständigen, dann an MediaFinanz übermitteln! Erst dann mit neuen Daten anfangen!

Sollten Sie zwischenzeitlich wieder neue Rechnungen in das Inkasso verschoben haben, dann senden Sie erst die alten Daten an MediaFinanz und klicken DANACH wieder auf "Alle Daten ermitteln" !


In der Schuldnerdatei sehen Sie auf einem Blick, welche Daten schon übermittelt wurden und welche noch unbearbeitet sind.

Dadurch sucht easy-bill alle Rechnungen aus der Datenbank, die Sie vorher in der Mahnverwaltung in das Inkassomodul geschoben haben.Die Rechnungen werden nun in die obige Tabelle geschrieben. Sie können diese durch einen einfachen Mausklick auswählen.


Um die Rechnungen an das Inkassosystem zu übergeben, müssen die einzelnen Rechnungen noch komplettiert werden. Dazu wählen Sie bitte jede Rechnung einzeln aus. Unten sehen Sie die noch benötigten Felder. Sie müssen die Anrede, Ihre Mahnkosten sowie den Forderungsgrund angeben!


Verfahren Sie dazu wie folgt:

·    Wählen Sie oben eine Rechnung aus
·    Vervollständigen Sie als erstes die Anrede (Herr oder Frau)
·    Als nächstes geben Sie bitte die Mahnkosten an, die Ihnen durch das Inkasso entstehen (ohne Währungszeichen)
·    Geben Sie nun kurz den Forderungsgrund an - dieser sollte kurz und bündig sein:
    zum Beispiel
    - Fliesenlegearbeiten Bad 1.1.2001
    - Software Windows XP
    - Bestellung Feuerholz
    - PC-Reparatur 20.2.2005
    - Lieferung Soft- und Hardware
    Bitte bedenken Sie die eingeschränkte Länge!


Die Daten werden automatisch übernommen - Sie brauchen nichts zu speichern. Kontrollieren Sie oben in der Tabelle Ihre Änderungen, um sicher zu gehen, dass alle Angaben richtig sind!


Gehen Sie für jede Rechnung nach dem gleichen Schema vor - bis Sie jede Rechnung bearbeitet haben!


Damit ist die Datei für die Übertragung ins Inkassosystem vorbereitet und kann übertragen werden.

---

Inkassobereich nutzen und übertragen

---

Zum Herstellen der Verbindung zu mediafinanz wählen Sie bitte oben im Modul "Verbindung aufbauen" aus!

Sobald Sie sich auf der Loginseite von mediafinanz befinden, wählen Sie bitte oben im Modul "Einloggen" aus und Sie werden automatisch angemeldet. Im Loginbereich können Sie dann den Status Ihrer Forderungen einsehen, sowie Forderungen neu angeben, ändern oder stornieren!

Um Forderungen aus easy-bill in mediafinanz zu laden verfahren Sie wie folgt:
- Neue Forderung
- Datei hochladen
- easy-bill trägt automatisch die erforderliche Datei ein
- easy-bill wählt automatisch "Waren verkauft" aus
- Bitte überprüfen sie die Art der Forderungen


Die Art der Forderungen bezieht sich auf alle zu übertragenen Forderungen!

Klicken Sie dann auf "Datei Hochladen" - dies kann je nach Dateigröße einige Zeit dauern!

Nach dem Hochladen Ihrer Datei müssen Sie die von MediaFinanz erwarteten Felder den Spalten Ihrer Datei zuweisen, da das System noch nicht “weiß”, in welcher Reihenfolge die Werte in der Inkasso-Datei aufgeführt sind. Hierzu werden die ersten 20 Zeilen der Inkasso- Datei in einer Tabelle dargestellt. Die erste Zeile der Tabelle enthält Auswahlfelder, in denen die vom System erwarteten Spalten aufgelistet sind.

Wählen Sie über jeder Spalte den zutreffenden Eintrag aus. Achten Sie darauf, das Sie allen Feldern eine Spalte der Datei zuzuweisen und klicken Sie anschließend auf den Button: "Zuordnung stimmt >> weiter"

Die von Ihnen getroffene Auswahl wird übrigens gespeichert, sodass Sie die Zuordnung nur beim ersten Hochladen einer Datei vornehmen müssen. Beim 2. Mal sind bereits alle Felder nach Ihren letzten Vorgaben voreingestellt.

Sofern Ihre Datei den oben genannten Vorgaben entspricht (siehe Vorbereitung) und Sie die Zuweisung korrekt vorgenommen haben (siehe Schritt 2), wurden Ihre Forderungen erfolgreich an das Inkasso-System von MediaFinanz übergeben. Sie finden die Forderungen sofort über die diversen Suchfunktionen des Inkasso-Online-Systems.