easy-bill Rechnungsprogramm 2011

Um Ihre Firmendaten zu ändern gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Klicken Sie auf den Reiter "Ihre Daten"
• Klicken Sie auf "Adressdaten"
• Füllen Sie nun alle Felder aus
• Zum Speichern klicken Sie bitte "Speichern und Schließen"

Wichtig :

Die Steuernummer muss angegeben werden ! Wenn Sie eine UstID besitzen, dann können Sie diese zusätzlich mit angeben! Zumindest eine Steuernummer ist laut Steuergesetz Pflicht!

Um ein Angebot zu schreiben verfahren Sie wie folgt:

Klicken Sie auf "Angebot" und dann auf "Neues Angebot"

Kunden auswählen

Wählen Sie als erstes den Kunden aus der Liste aus, dem Sie ein Angebot schreiben wollen.

Steuer

Wählen Sie hier aus in welchem Format die Artikelpreise vorliegen! Diese Auswahl kann in den Einstellungen vorbelegt werden! Bei Klein- und Subunternehmern kann diese Auswahl nicht getroffen werden!

Artikel auswählen

Wählen Sie nun den Artikel aus der Liste aus, den Sie für das Angebot benötigen.

Geben Sie die Menge des Artikels sowie den eventuellen Rabatt für diesen Artikel an

Fahren Sie mit der Artikelauswahl nach vorstehendem Schema solange fort, bis Sie alle Artikel die Sie benötigen erfasst haben.

Änderungen an den bestehenden Artikeln können Sie direkt in der Liste machen. Sie können die Artikel auch gruppieren. Ändern Sie dazu für jeden Artikel die bestimmte Gruppe. Die Artikel werden dann nach Gruppe getrennt ausgegeben!

Geben Sie jetzt die Gültigkeitsdauer des Angebotes an - in dieser Zeit sind sie an das Angebot gebunden und der Kunde hat während dieser Zeit die Möglichkeit dieses Angebot in Anspruch zu nehmen!

Jetzt können Sie das Angebot drucken, oder bei vorhandener Emailadresse per Email an den Kunden verschicken!

Um das Angebot zu speichern wählen Sie unten rechts die benötigte Funktion aus.

Zum Verlassen der Angebotserstellung klicken Sie auf "Beenden"!

Um in die Angebotsverwaltung zu gelangen verfahren Sie wie folgt:

Klicken Sie auf "Angebotsverwaltung"
wählen Sie im Menü "Alle Angebote"

Angebot löschen:

Angebot in der Liste auswählen
Das PopUp-Menü mit der rechten Maustaste öffnen
auf "Löschen" klicken
Das Angebot wird gelöscht

Angebot ansehen/drucken/mailen:

Angebot in der Liste auswählen
Das PopUp-Menü mit der rechten Maustaste öffnen
gewünschte Aktion auswählen

Zum Ändern eines Artikels verfahren Sie bitte wie folgt:

• Klicken Sie auf "Artikel"
• Wählen Sie nun in der Liste den Artikel aus, den Sie ändern wollen
• Ändern Sie nun alle erforderlichen Felder
• Der Artikel ist nun aktualisiert und kann in easy-bill genutzt werden

Ein neues Feature ist die integrierte Warengruppenverwaltung. Wie sie diese nutzen, erfahren sie im Kapitel "Warengruppen"!

Erklärungen zu den Feldern:

• Artikelnummer - frei wählbar, kann Ziffern und Buchstaben enthalten
• Artikelname - frei wählbar
• Beschreibung - frei wählbar sollte mit aussagekräftigen Text belegt werden
• Artikelpreis - entweder Netto- oder Bruttopreise mit Komma OHNE Währung
• Steuersatz - anzuwendender oder enthaltener MwSt.-Satz
• Warengruppe - Eine Zuordnung in eine Warengruppe erleichert das wieder auffinden
• Lieferant - Um die integrierte Lieferanten- und Warneverwaltung zu nutzen geben Sie bitte einen Lieferanten an. Details zur Lieferantenverwaltung und deren Nutzung finden Sie in der Hilfe.

Folgende Felder können frei bleiben:

Artikelnummer - Beschreibung

Zum Löschen eines Artikels verfahren Sie bitte wie folgt:

Klicken Sie auf "Artikel"
Wählen Sie nun in der Liste den Artikel aus, den Sie löschen wollen
Drücken Sie zum endgültigen Entfernen die Taste Entfernen (Entf)!

Der Artikel wird nun aus der Datenbank entfernt und ist endgültig gelöscht!

Zum Anlegen eines Artikels verfahren Sie bitte wie folgt:

• Klicken Sie auf "Artikel"
• Wählen Sie im Menü "Neu anlegen"
• Füllen Sie nun alle erforderlichen Felder aus.
• Wählen Sie die entsprechende Warengruppe und den eventuellen Lieferanten aus der Liste aus
• Klicken Sie zum Abschluß auf "Artikel anlegen"
• Der Artikel ist nun verfügbar und kann in easy-bill genutzt werden

Ein neues Feature ist die integrierte Warengruppenverwaltung. Wie sie diese nutzen, erfahren sie im Kapitel "Warengruppen"!

Erklärungen zu den Feldern:

• Artikelnummer - frei wählbar, kann Ziffern und Buchstaben enthalten
• Artikelname - frei wählbar
• Beschreibung - frei wählbar sollte mit aussagekräftigen Text belegt werden
• Artikelpreis - entweder Netto- oder Bruttopreise mit Komma OHNE Währung
• Steuersatz - anzuwendender oder enthaltener MwSt.-Satz
• Lagerbestand - Wenn Sie mit easy-bill Ihre Waren verwalten wollen, geben Sie hier den aktuellen Lagerbestand des Artikels an - und Sie haben immer den Überblick über vorhandene Artikel!
• Warengruppe - Um den Artikel schneller wieder zufinden, sollten Sie diesem eine Warengruppe zuweisen!
• Lieferant - Um die integrierte Lieferanten- und Warneverwaltung zu nutzen geben Sie bitte einen Lieferanten an. Details zur Lieferantenverwaltung und deren Nutzung finden Sie in der Hilfe.

Folgende Felder können frei bleiben:

Artikelnummer - Beschreibung

Feature für Artikel mit wechselndem Preis und/oder Beschreibung:

Geben Sie einen Artikel ein, der keinen Preis und keine Beschreibung enthält
Als Artikelname zum Beispiel "Ebay-Auktion"
der Steuersatz MUSS angegeben werden!
Bei Rechnungslegung werden Sie nach der Beschreibung und dem Preis gefragt und können diese aktuell eingeben!

Erklärung zum Artikelpreis:

Wenn Sie Artikelpreise haben, die aus Nettowerten also ohne Mehrwertsteuer bestehen, dann geben Sie bitte den Nettopreis an und den anzuwendenden Steuersatz an.

Wenn Sie Bruttopreise nutzen, also die Mehrwertsteuer schon enthalten ist, dann geben Sie den Bruttopreis ein und den enthaltenen Steuersatz!

easy-bill errechnet aus den angegebenen Werten die Steuer aus - wenn Nettopreise angegeben sind wird die Steuer addiert. Bei Bruttopreisen wird die Steuer aus der Artikelsumme berechnet und ausgwiesen!

Beispiel -Nettopreis:

Nettoartikelpreis anzuwendender Steuersatz
20,50 €  19 %
 
20,50 € + 3,89 € (19 %) = 24,39 € 

Beispiel - Bruttopreis:

Bruttoartikelpreis enthaltener Steuersatz
20,50 € 19 %
 
20,50 € = Endbetrag enthaltene Mwst = 3,27 € (19 %)

Ein neues Feature seit easy-bill 6.0 ist der integrierte Artikelpreisrechner, der Ihnen die Gestaltung der Artikelpreis erleichtern soll.

Funktionsweise:

• Geben Sie in allen Feldern die Daten wie gewohnt ein!
• In das Feld "Einkaufspreis" geben Sie bitte den Preis an, den Sie für diesen Artikel im Einkauf bezahlen.
• Geben Sie nun in das Feld "Gewinnmarge" den gewünschten Prozentsatz Ihres Gewinnes ein.
• Durch Klick auf "Berechnen" errechnet easy-bill den Artikelpreis und trägt diesen auch gleich in das nötige Feld ein!

In der Artikelliste stehen alle in easy-bill angelegten Artikel.

Die Anzeige ist auf die letzten 500 Artikel begrenzt - um einen Artikel auszuwählen, der nicht in der Liste steht so nutzen Sie dazu die Wildcardsuche!

Auf der Startseite von easybill Rechnungen finden Sie die Aufgabenfunktion. Mit dieser können Sie schnell und einfach wichtige Aufgaben und Informationen in easybill Rechnungen abspeichern.

Um eine neue Aufgabe zu erstellen drücken Sie innerhalb des Aufgabenmanagers die Taste "Einfg" und füllen die Felder aus.

Um eine erledigte Aufgabe zu löschen wählen sie diese aus und löschen diese mittels der Taste "Entf"!

In der Netzwerkversion benutzen alle Clienten die gleiche Aufgabendatenbank! Es kann also systemweit die Aufgabenverteilung erfolgen!

Um die Zahlungs-/Bankdaten der Firma zu ändern verfahren Sie wie folgt:

• Klicken Sie auf den Reiter "Ihre Daten"
• Klicken Sie auf "Zahlungsdaten"
• Füllen Sie alle Felder aus
• Zum Speichern klicken Sie auf "Speichern und Schließen"

Zur Vereinfachung von Banküberweisungen innerhalb Europas sollten Sie immer die IBAN und SWIFT/BIC Nummern angeben - diese erfahren Sie von Ihrer Bank. In Einzelfällen stehen diese Nummern auch auf Ihren Kontoauszügen!

Beachten sie bitte wenn IBAN & SWIFT angegeben werden das nur dies auf die Kontodaten übernommen werden! Also geben Sie diese Daten nur an wenn Sie in Europa Geschäftsbeziehungen erhalten.

Um eine gesicherte Datenbank zu importieren verfahren Sie wie folgt:

Klicken Sie auf den Menüpunkt "Programm"
Klicken Sie auf "Datenbank Sicherungen"
Wählen Sie nun aus, welche Daten Sie importieren wollen!
Im Datei öffnen Dialog geben Sie bitte den Ort des Backups an, wo dieses gespeichert werden ist.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl und das Backup wird wieder in easy-bill importiert!

Nach erfolgreichem Import wird easy-bill neu gestartet.

Um die Datenbank zu sichern verfahren Sie wie folgt:

Klicken Sie auf den Menüpunkt  "Programm"
Klicken Sie auf "Datenbank Sicherungen"
Klicken Sie nun links auf den Button "Backup erstellen" um Ihre Daten zu sichern!

Im Datei speichern Dialog geben Sie bitte den Ort des Backups an, wo dieses gespeichert werden soll.

Wir empfehlen den Dateinamen so zu belassen, so dass später das Backup leichter gefunden werden kann!

Bestätigen SIe Ihre Auswahl und das Backup wird gesichert!

Bewahren Sie das Backup an einem sichern Ort auf!

Zur Auswahl stehen folgende Designvorlagen:  

Zur Auswahl stehen folgende Logoeinstellungen: 

Anzeige der Anrede vor dem Einführungstext:

Wenn nötig können Sie die Anrede an den Kunden aktivieren. Dazu markieren Sie bitte das entsprechende Kästchen. Beachten Sie bitte das die Anrede in der Kundenverwaltung immer ohne Komma angegeben wird!

Als neues Feature seit Version 4 gibt es in easy-bill die Möglichkeit Angebote und Rechnungen per Email auch ohne Officepaket von Microsoft zu verschicken.

Durch das Emailmodul werden die Emails ganz einfach per direkten SMTP-Zugriff auf das Postfach verschickt.

Das einzige was Sie benötigen sind ein Emailpostfach sowie die Zugangsdaten!

Hinweis : Das Emailmodul funktioniert nur bei einer aktiven Verbindung ins Internet!

Um das Emailmodul zu nutzen gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf den Reiter "Ihre Daten"
Klicken Sie auf "Ihre Einstellungen"

Wählen Sie nun im Fenster "Emails über SMTP-Modul" aus.

Standardeinstellung ist der Versand über Outlook!

Geben Sie nun die Zugangsdaten zu Ihrem Postfach an! Diese Daten finden Sie in ihren Domainunterlagen und sind die gleichen, wie Sie sie in Ihrem Emailprogramm nutzen!

SMTP-Server -> die Adresse des Postausgangsservers (z.B. bei web.de = smtp.web.de)

POP3-Server -> die Adresse des Posteingangsservers (z.B. bei web.de = pop.web.de)

Diese Angabe ist notwendig, da das Emailmodul eine sogenannte POPbeforeSMTP-Abfrage einleitet, bevor die Emails versendet werden. Diese Methode schützt Ihr Postfach vor Spamattacken und authentifiziert easy-bill als berechtigten Nutzer.

Benutzername -> Ihr Benutzername im Postfach

Passwort -> Das Kennwort für das Postfach

Absenderemail -> Geben Sie hier die Absenderadresse ein - Sie muss mit der des Postfachs übereinstimmen !!

Absendername -> Geben Sie hier Ihren Namen im Klartext an.

Bestätigen Sie nun die Angaben mit Klick auf "Änderungen übernehmen"!

Wichtiger Hinweis:

Sie können die Angebote und Rechnungen nur per Email verschicken, wenn zu diesem Zeitpunkt eine Internetverbindung besteht und aktiv ist!

Bei einer Fehlermeldung müssen Sie eine Internetverbindung herstellen, mit Ihrem Browser eine Internetseite aufrufen, so das easy-bill die Verbindung erkennt, und versuchen die Email erneut zu senden!

Hier können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

• Gültigkeitsdauer der Angebote
• Grundeinstellung der Tage für die Wiedervorlage
• Zusatztext zur Rechnungsnummer so das diese individuell angepasst werden kann
• Voreinstellung ob Brutto- oder Nettopreise verwendet werden

Um die erweiterten Einstellungen von easy-bill zu ändern verfahren Sie wie folgt:

Klicken Sie auf den Reiter "Einstellungen"
Klicken Sie auf "Einstellungen ändern"
Im neuen Fenster können Sie die Änderungen vornehmen
Zum Beenden klicken Sie auf "Änderungen übernehmen"

Modus für Editieren der Vorlagen

Mit Aktivierung dieses Modus können Sie die Vorlagen der Angebote, Rechnungen, Lieferscheine usw nach Ihren Bedürfnissen gestalten. Der Modus ist kostenpflichtig, muss erst durch uns freigeschalten und kann auf unserer Webseite bestellt werden!

Achten Sie bitte darauf den Modus nach Beendigung der Anpassung wieder auszuschalten!

Generieren des Lieferscheines bei Rechnungslegung

Sollten Sie bei der Rechnungslegung sofort einen Lieferschein benötigen so aktivieren Sie diese Option und der Lieferschein wird mit ausgedruckt! (Nur bei der Wahl "Speichern & Drucken" und bei "Speichern & Mailen"!)

Generieren einer zusätzlichen Rechnung

Sollten Sie eine zusätzliche Rechnungskopie benötigen die beim Erstellen der Rechnung mit ausgegeben werden soll so aktivieren Sie diese Option! (Nur bei der Wahl "Speichern & Mailen"!)

Posten direkt in Postenliste einfügen

Wenn Sie die Abfragen zum Leistungsdatum, der Menge und dem Rabatt nicht benötigen aktivieren Sie diese Option und der Posten wird direkt in die Liste gespeichert! Dort können Sie den Posten nachbearbeiten!

Ein besonderes Feature in easy-bill ist eine integrierte 2-Firmen-Verwaltung durch die Sie zwei verschiedene Firmen unabhängig voneinander verwaltung und fakturieren können.

Um die aktuelle Firma zu wechseln, verfahren Sie wie folgt:

Klicken Sie auf den Menüpunkt "Einstellungen"
Klicken Sie auf "Firma wechseln"

Im neuem Fenster können Sie zwischen den beiden vorhandenen Firmendateien wechseln. Die aktive Firma wird mit "(aktiv)" gekennzeichnet. Außerdem sehen Sie die angelegten Firmennamen zum schnelleren Überblick.

Wählen SIe nun die von Ihnen gewünschte Firma aus und bestätigen Sie dies mit einem Klick auf "Firma wählen". easy-bill beendet sich automatisch. Wenn Sie easy-bill nun neu starten können Sie mit der soeben gewählten Firmendatei arbeiten.

Um die Firma wieder zu wechseln verfahren Sie wie oben beschrieben.

Es besteht die Möglichkeit bis zu 8 Firmen zu verwalten - bei Bedarf sprechen Sie uns bitte darauf an! Bitte beachten Sie auch das in der Netzwerkversion keine Firmenverwaltung möglich ist!

Um die visuellen Einstellungen von easy-bill zu ändern verfahren Sie wie folgt:

Klicken Sie auf den Reiter "Ihre Daten"
Klicken Sie auf "Ihre Einstellungen"
Im neuen Fenster können Sie die Änderungen vornehmen
Zum Beenden klicken Sie auf "Änderungen übernehmen"

Währungsformat:

Als Währungsformat wird die in der Regionseinstellung verwendete Währung genutzt! Es Sind ausserdem bis zu 3 Steuersaätz pro Land möglich die automatisch berechnet werden.

Anzeige Betriebsdaten

In sensiblen Bereichen (Verkuafsraum oä) ist es möglich die Betriebsdaten auf der Startseite auszublenden. Wählen Sie diese Option und die Daten werden nicht mehr angezeigt!

Kleinunternehmerfunktion

Sollten Sie nach §19 USTG der Kleinunternehmerregelung unterliegen, dann wählen sie bitte diese Option aus! Damit wird auf der Rechnung vermerkt, dass die Rechnungsbeträge ohne Umsatzsteuer berechnet wurden.

Ausserdem können Sie keine Steuersätze in der Artikelverwaltung auswählen!

Bauunternehmer nach § 13 USTG

Wollen Sie als Subunternehmer Rechnungen erstellen so dürfen Sie diese nur mit Nettobeträgen und einem entsprechenden Hinweis ausgeben.

Markieren Sie das Häkchen und die Funktion wird aktiviert - achten Sie bitte darauf das keine Artikel mit Steuersatz angelegt werden können!

Geolocation mittels GoogleMaps

Durch Aktivierung der Geolocation ist es möglich die Adresse des Kunden sowie eine Routenplanung zum Kunden in der Kundenverwaltung anzuzeigen und durchzuführen. Bitte beachten Sie das eine aktive Internetverbindung benötigt wird!

Um eine Gutschrift zu schreiben verfahren Sie wie folgt:

Klicken Sie auf "Gutschrift" und dann auf "Neue Gutschrift"

Rechnung auswählen

Wählen Sie als erstes die Rechnung aus der Liste aus, für die Sie eine Gutschrift erstellen wollen. Beachten Sie bitte das nur Gutschriften für Rechnungen erstellt werden können die ohne Skonto gebucht wurden und die als bezahlt markiert sind.

Steuer

Wählen Sie hier aus in welchem Format die Artikelpreise vorliegen! Diese Auswahl kann in den Einstellungen vorbelegt werden! Bei Klein- und Subunternehmern kann diese Auswahl nicht getroffen werden!

Artikel auswählen

Wählen Sie nun den Artikel aus der Liste aus für die eine Gutschrift erstellt werden soll und markieren diese vorn mit einem Häkchen bei Gutschrift.

Rückerstattungsbedingungen

Geben Sie jetzt die Rückerstattungsbedingung der Gutschrift an. Sie können diese vorbelegen und individuell gestalten. Bei Auswahl der Rückerstattung auf das Kundenkonto wird die Gutschrift auf das interne Kundenkonto gebucht und bei Bedarf auf eine Folgerechnung verrechnet!

Gutschrift abschließen und versenden

Jetzt können Sie die Gutschrift drucken, oder bei vorhandener Emailadresse per Email an den Kunden verschicken!

Um die Gutschrift zu speichern wählen Sie unten rechts die benötigte Funktion aus.

Nach dem Speichern werden automatisch alle wichtigen Datenbanken abgeglichen und angepasst. Bei Auswahl der Rückerstattung auf das Kundenkonto wird die Gutschrift auf das interne Kundenkonto gebucht und bei Bedarf auf eine Folgerechnung verrechnet! Alle Rechngsbeträge werden an die Gutschrift angepasst.

Zum Verlassen der Gutschriftserstellung klicken Sie auf "Beenden"!

Um in die Gutschriftsverwaltung zu gelangen verfahren Sie wie folgt:

Klicken Sie auf "Gutschrift"
wählen Sie im Menü "Alle Gutschriften"

Gutschrift ansehen/drucken/mailen:

• Gutschrift in der Liste auswählen
• Das PopUp-Menü mit der rechten Maustaste öffnen
• gewünschte Aktion auswählen

Um Artikel- oder Kundendaten aus anderen Programmen zu importieren verfahren Sie wie folgt:

Klicken Sie in der jeweiligen Verwaltung auf "Import" im Menü
Klicken Sie dann auf "Importe"

Hier können Sie Ihre vorhandenen Daten die sie z. Beispiel in Excel oder anderen Tabellenkalkulationsprogrammen erstellt haben importieren!

Voraussetzung:

Die zu importierende Datei muss im CSV Dateiformat sein. Dieses Format trennt die vorhandenen Datensätze durch sogenannte Trennzeichen.

easy-bill versteht nur das Trennzeichen Semikolon (;), welches ohne Probleme von jedem Programm gespeichert werden kann!

Ihre Exceldatei speichern Sie zum Beispiel so:

-> Datei speichern unter ...
-> Als Dateityp "CSV (Trennzeichen getrennt) *.csv"
-> ignorieren Sie die Meldungen über die Merkmale und bestätigen Sie mit "Ja"

Bitte beachten Sie die Reihenfolge der Spalten!

Import Artikeldaten:

Format der Spalten

Artikelnummer | Name | Beschreibung | Steuersatz | Preis | Lagerbestand | Warengruppe | Lieferanten-ID

Die Tabelle darf keine Überschrift und keine leeren Zeilen enthalten!

Die LieferantenID können Sie wie folgt feststellen:

Legen Sie als erstes in der Lieferantenverwaltung einen Lieferanten an. Nach dem Speichern sehen Sie dessen ID vor in der ersten Spalte! Verfahren Sie genauso für weitere Lieferanten!

Import Kundendaten:

Format der Spalten

Kundennr. | Anrede | Firma | Name | Str. | Ort | Land | Skonto | Emailadresse | Bemerkung | Lieferadresse | Homepage | Telefon | Telefax | UST-ID | Freifeld |
ID der Zahlungsbedingungen (optional)| ID des Einleitungstextes (optional) | ID des Abschlußtextes (optional)

Die Tabelle darf keine Überschrift und keine leeren Zeilen enthalten!

Wichtig - die Anrede muss einen der folgende Werte enthalten:

Sehr geehrter Herr
Sehr geehrte Frau
Sehr geehrte Damen und Herren

Geben Sie eine dieser Anreden an - ohne abschließendes Komma!!

Die optionalen Angaben (IDs) sollen die Verarbeitung der Daten erleichtern. Die einzelnen ID´s erfahren Sie in den einzelnen Verwaltungen:

Zahlungsbedingungen (Kundenverwaltung)
Text-ID´s (Textverwaltung)

Sollten Sie diese Felder nicht angeben so werden automatisch die ID´s 1 gesetzt!

Um einen Überblick über die Zusammensetzung der Tabelle zu erhalten sollten Sie sich die Vorlagen anschauen!

Durch unsere Neukooperation mit dem Inkassodienstleister "MediaFinanz" können wir Ihnen ein integriertes Inkassomodul anbieten. Alles wichtige dazu finden Sie in der integrierten Hilfe die sie mittels F1 im Programm erreichen!

Zum Ändern eines Kunden verfahren Sie bitte wie folgt:

Klicken Sie auf "Kunden"
Wählen Sie nun in der Liste den Kunden aus, den Sie ändern wollen
Ändern Sie nun alle erforderlichen Felder
Die Änderungen werden gespeichert und sind sofort verfügbar

Erklärungen zu den Feldern:

• Kundennummer - frei wählbar
• Anrede - frei wählbar
• Adresse - frei wählbar
• Freitext - frei wählbar
• Land - Sollte Ihr Kunde im Ausland wohnen können Sie hier das Land angeben! Dies wird dann in der Adresszeile der Mahnungen und Rechnung angezeigt!
• Email - wird unbedingt benötigt wenn Sie diesem Kunden Angebote und Rechnungen per Email zukommen lassen wollen!
• Kundenrabatt - Sie können hier von vornherein dem Kunden einen Rabattstatus zuweisen - Achtung Der Rabatt gilt dann auf den gesamten Rechnungsbetrag !!
• Bemerkungen - Hier können Sie spezifische Bemerkungen zum Kunden, wie Telefonnummer, Kaufverhalten oder ähnliches eintragen. Dieses Feld ist nur für interne Zwecke!
• Lieferadresse - Soll die Ware an eine andere Adresse als die Rechnungsadresse gehen, dann geben Sie bitte diese hier an - easy-bill fügt diese dann als Empfängeradresse ein, und die Rechnungsadresse rechts.
• UST-ID Nummer - nötig für Rechnungen inner- und ausserhalb Europas (nur wenn verfügbar - bitte unbedingt die Hilfe zur USTID lesen)
• Vorbelegung der Texte und Zahlungsbedingungen für eine individuelle Behandlung des Kunden

Zum Löschen eines Kunden verfahren Sie bitte wie folgt:

Klicken Sie auf "Kunden"
Wählen Sie nun den Kunden aus den Sie löschen wollen
Drücken Sie nun die Entfernen-Taste (Entf) und der Kunde wird gelöscht!
Drücken Sie die rechte Maustaste und wählen "Datensatz löschen"

Der Kunde ist nun gelöscht.

Zum Anlegen eines Kunden verfahren Sie bitte wie folgt:

Klicken Sie auf "Kunden"                                            
Füllen Sie nun alle erforderlichen Felder aus.
Klicken Sie zum Abschluß auf "Kunden neu anlegen"
Der Kunde ist nun verfügbar und kann in easy-bill genutzt werden

Sollten Sie zwischenzeitlich Kunden bearbeitet haben, klicken Sie im Menü erst auf "Kunden neu anlegen"

Erklärungen zu den Feldern:

• Kundennummer - frei wählbar
• Anrede - frei wählbar
• Adresse - frei wählbar
• Freitext - frei wählbar
• Land - Sollte Ihr Kunde im Ausland wohnen können Sie hier das Land angeben! Dies wird dann in der Adresszeile der Mahnungen und Rechnung angezeigt!
• Email - wird unbedingt benötigt wenn Sie diesem Kunden Angebote und Rechnungen per Email zukommen lassen wollen!
• Kundenrabatt - Sie können hier von vornherein dem Kunden einen Rabattstatus zuweisen - Achtung Der Rabatt gilt dann auf den gesamten Rechnungsbetrag !!
• Bemerkungen - Hier können Sie spezifische Bemerkungen zum Kunden, wie Telefonnummer, Kaufverhalten oder ähnliches eintragen. Dieses Feld ist nur für interne Zwecke!
• Lieferadresse - Soll die Ware an eine andere Adresse als die Rechnungsadresse gehen, dann geben Sie bitte diese hier an - easy-bill fügt diese dann als Empfängeradresse ein, und die Rechnungsadresse rechts.
• UST-ID Nummer - nötig für Rechnungen inner- und ausserhalb Europas (nur wenn verfügbar - bitte unbedingt die Hilfe zur UST-ID lesen)

In der Kundenliste stehen alle in easy-bill angelegten Kunden.

Die Anzeige ist auf die letzten 500 Kunden begrenzt - um einen Kunden auszuwählen, der nicht in der Liste steht so nutzen Sie dazu die Wildcardsuche!

Um weitere Details zum jeweiligen Kunden anzuzeigen, klicken Sie bitte auf den Kunden in der Liste und wählen rechts den jeweiligen Detailreiter aus.

Um einen Lieferanten zu erstellen gehen Sie wie folgt vor:

- Öffnen Sie die Lieferantenverwaltung.

- Geben Sie nun alle wichtigen Daten zum Lieferanten an!

• Lieferantennummer - zur internen Verwendung
• Firmenname
• Vor- und Zuname
• Ansprechpartner - wichtig für schrichftliche Bestellungen!
• Anrede
• Strasse & Nummer
• Postleitzahl und Ort
• Land
• Email
• Homepage
• Fax
• Telefon
• Ihre Kundennummer - Pflichtangabe !!
• Onlinebenutzername - wenn vorhanden
• Onlinepasswort - wenn vorhanden
• Bestelloptionen

Bei den Bestelloptionen geben Sie bitte die Art an, wie Sie die Bestellungen bei Ihrem Lieferanten durchführen - so weis easy-bill welche Bestellung generiert werden soll!

Zum Löschen eines Lieferanten verfahren Sie bitte wie folgt:

Klicken Sie auf den Lieferanten den Sie löschen wollen
Drücken Sie zum endgültigen Entfernen die Taste Entfernen (Entf)!

In easy-bill haben Sie die Möglichkeit Ihre Lieferanten komfortabel und einfach zu bearbeiten und zu verwalten!

Um in die Lieferantenverwaltung zu gelangen gehen Sie wie folgt vor:

- Klicken Sie in der Artikelverwaltung auf den Button "Lieferantenverwaltung"

Klicken Sie auf "Rechnungsverwaltung"

Lieferschein ausdrucken

Rechnung aus der Liste auswählen
Durch Rechtsklick der Maus den Menüpunkt "Lieferschein drucken" wählen!

Zum Ändern Ihres Firmenlogos verfahren Sie wie folgt:

• Klicken Sie auf den Reiter "Ihre Daten"
• Klicken Sie auf "Ihre Einstellungen"
• Sie sehen das momentan verwendete Logo.
• Wollen Sie dieses ändern, dann klicken Sie auf "Logo ändern"
• Wählen Sie nun über die Auswahl Ihr gewünschtes Logo aus und bestätigen mit "OK"
• Ihr Logo wird in easy-bill kopiert und steht sofort zur Verfügung!

Wichtig:

Ihr Logo MUSS im Jpeg Format sein um in easy-bill zu funktionieren! Ausserdem MUSS Ihr Logo folgende Maße haben:

Breite : maximal 300 Pixel
Höhe : maximal 115 Pixel (vorher 150 - wird aber nicht beanstandet)

Sollten Sie schon vergefertigte Briefbögen zum Drucken der Rechnungen nutzen oder kein Logo auf den Rechnungen haben wollen, dann besteht die Möglichkeit das Design so auszurichten, das kein Logo erscheint!

Um die Mahnverwaltung zu vereinfachen können sie in den Einstellungen die Mahngebühren fest vorbelegen.

Geben Sie im Menüpunkt Mahngebühren bitte die Höhe der einzelnen Gebühren pro Mahnstatus an sowie deren Berechnungsmodus.

Um in die Mahnverwaltung zu gelangen verfahren Sie wie folgt:

Klicken Sie auf "Mahnlauf"

Beim Start des Mahnlaufs werden Sie informiert wieviele Mahnungen Sie schreiben müssen.

Wählen Sie in der Liste als erstes die Rechnung aus, die Sie anmahnen möchten.

Klicken Sie auf "Rechnung auswählen" - die Rechnung wird geöffnet.

Sie können nun eventuell angefallene Mahnkosten in das Feld Mahnkosten eintragen. Diese Mahnkosten werden dem Rechnungsbetrag hinzugerechnet - damit erhöht sich die Schuld des Kunden bei Ihnen! Sollten Sie schon Mahngebühren in früheren Mahnläufen eingegeben haben, werden diese in dem Feld "bisherige Mahngebühren" angezeigt. Sollten Sie erneute Gebühren verlangen, dann tragen Sie diese in das Feld "neue Mahngebühren"!

Wenn Sie keine Mahnkosten verlangen wollen dann schreiben Sie bitte eine 0 in das Feld Mahnkosten.

Um die Rechnung jetzt anzumahnen klicken Sie auf "Jetzt anmahnen" und die Druckvorschau wird geöffnet.

Wichtig:

Mahnungen sollten aus rechtlichen Gründen nicht per Email verschickt sondern nur ausgedruckt werden!

Nach erfolgtem Ausdruck wird die Mahnung wieder in den normalen Rechnungsverlauf zurückgesetzt und der Mahnstatus um eins erhöht.

Verfahren Sie mit obiger Schematik solange fort, bis Sie alle Rechnungen angemahnt haben!

Erklärung zum Mahnstatus:

Status 1
Zahlungserinnerung

 |

Status 2
1. Mahnung

  |

Status 3
2. und letzte Mahnung

|

Inkassomodul

Nach der 2. Mahnung kann die Rechnung über easy-bill nicht mehr angemahnt werden! Den weiteren Mahnverlauf sollten Sie einem Inkassobüro oder Ihrem Rechtsanwalt überlassen!

Um Ihnen die Eintreibung der offenen Forderungen zu erleichtern, haben wir ab Version 4 ein Inkassomodul zur Verfügung gestellt.

Um Informationen über das Inkassomodul zu erhalten rufen Sie die Hilfe für das Inkassomodul auf!

Um eine Rechnung zu schreiben verfahren Sie wie folgt:

Klicken Sie auf "Rechnung" und dann auf "Neue Rechnung"

Kunden auswählen

Wählen Sie als erstes den Kunden aus der Liste aus, dem Sie eine Rechnung schreiben wollen.

Steuer

Wählen Sie hier aus in welchem Format die Artikelpreise vorliegen! Diese Auswahl kann in den Einstellungen vorbelegt werden! Bei Klein- und Subunternehmern kann diese Auswahl nicht getroffen werden!

Artikel auswählen

Wählen Sie nun den Artikel aus der Liste aus, den Sie für die Rechnung benötigen.

Geben Sie die Menge des Artikels sowie den eventuellen Rabatt für diesen Artikel an

Fahren Sie mit der Artikelauswahl nach vorstehendem Schema solange fort, bis Sie alle Artikel die Sie benötigen erfasst haben.

Änderungen an den bestehenden Artikeln können Sie direkt in der Liste machen. Sie können die Artikel auch gruppieren. Ändern Sie dazu für jeden Artikel die bestimmte Gruppe. Die Artikel werden dann nach Gruppe getrennt ausgegeben!

Zahlungsziel / Wiedervorlage

Geben Sie jetzt das Zahlungsziel der Rechnung an - ab diesem Datum befindet sich die Rechnung im Verzug.

Sie können auch ein Wiedervorlagendatum angeben - die Wiedervorlagenfunktion erinnert Sie dann am angegebenen Datum an die Wiedervorlage der Rechnung. Mehr über die Wiedervorlage finden Sie in der Hilfe!

Texte und Zahlungsbedingungen

Sollten diese Daten schon in der Kundenverwaltung dem Kunden zugeordnet worden sein so werden diese vorausgefüllt. Wenn nicht wählen Sie bitte die fehlenden Angaben aus! Im Sinne der Funktionalität sollten diese Angaben unbedingt dem einzelnen Kunden zugeordnet werden.

Rechnung abschließen und versenden

Jetzt können Sie die Rechnung drucken, oder bei vorhandener Emailadresse per Email an den Kunden verschicken!

Um die Rechnung zu speichern wählen Sie unten rechts die benötigte Funktion aus. Wollen Sie mehrere Rechnungen hintereinander schreiben so wählen Sie einfach "Nur Speichern" und drucken / mailen die Rechnungen  dann in der Rechnungsverwaltung!

Zum Verlassen der Rechnungserstellung klicken Sie auf "Beenden"!

Um die Rechnungen zu buchen haben Sie 4 Möglichkeiten:

 

1. Gesamtbetrag buchen

 

 

2. Skontobeträge buchen

 

 

3. Mahngebühren ausbuchen

 

 

4. Teilbeträge buchen

 

Um den gesamten Rechnungsbetrag zu buchen, geben Sie einfach die noch offene Summe (wird Ihnen vom Programm vorgegeben!) ein und bestätigen diese Eingabe.

Der Betrag wird nun verbucht, die Rechnung als bezahlt gesetzt.

Sollten Sie Skontozahlungen anbieten und damit einen anderen Zahlungseingang wie die Rechnungssumme haben, dann buchen Sie einfach Skonto.

Drücken Sie dauf "mit Skonto buchen" und geben in die nächste Maske den gewährten Skontosatz. easy-bill errechnet daraus den zu erwartenden Betrag und gibt diesen vor. Im Normalfalle müsste jetzt diese Summe mit dem Zahlungseingang übereinstimmen.

Wenn ja - dann bestätigen Sie diese Summe und easy-bill bucht diesen Betrag und passt die Rechnung auch in den Steuersätzen, den Brutto- und Nettobeträgen an.

Wenn nein - haben Sie die Möglichkeit die Summe anzugeben die gezahlt wurde. Diese Summe wird nach Ihrer Bestätigung als Zahlungseingang genutzt und easy-bill bucht diesen Betrag und passt die Rechnung auch in den Steuersätzen, den Brutto- und Nettobeträgen an.

Um eventuell schon entstandene Mahngebühren wieder zu entfernen wählen Sie einfach "Mahngebühren ausbuchen". Damit werden alle Mahngebühren aus der Rechnung entfernt und der Original-Rechnungsbetrag wieder hergestellt!

zu 4.:

Um Teilbeträge zu buchen wählen Sie einfach "Teilbetrag buchen" und geben diesen ein. Die offene Forderung wird dementsprechend angepasst.

In der Rechnungsverwaltung haben Sie immer den Überblick über alle bisher erstellten Rechnung. Hier erkennen Sie welche Rechnungen schon bezahlt wurden, welche Rechnungen noch offen sind und welche Rechnungen von Ihnen storniert wurden.

Ausserdem können Sie hier von jeder Rechnung eine Rechnungskopie drucken, für Ihre Unterlagen oder für verlorene Rechnungen beim Kunden.

Um in die Rechnungsverwaltung zu gelangen verfahren Sie wie folgt:

Klicken Sie auf "Rechnungsverwaltung"
wählen Sie ob Sie nur unbezahlte oder alle Rechnungen angezeigt haben wollen

Rechnung stornieren:

Rechnung in der Liste auswählen
Dann auf "Stornieren" klicken
Die Rechnung wird storniert, und aus Mahnverwaltung genommen

Rechnungskopie ansehen/drucken/mailen:

Rechnung aus der Liste auswählen
Auf "Öffnen" klicken
Die Druckvorschau wird geöffnet und die Kopie kann gedruckt werden
Durch Rechtsklick der Maus können Sie die Rechnung auch per Mail versenden!

Zahlungseingang buchen:

Rechnung aus der Liste auswählen
Auf die gewünschte Buchungsart klicken
Im Buchungsfenster den gezahlten Betrag überprüfen/eingeben
Sie können auch Teilbeträge buchen!
Die Rechnung wird gebucht und aus der Mahnverwaltung genommen

In der Hilfe finden Sie die genaue Beschreibung der Buchungsfunktionen

wichtige Tastenkombinationen:

STRG + F11 -> die markierte (schon eingebuchte) Rechnung wird storniert
STRG + F12 -> die markierte (schon stornierte) Rechnung wird wieder als offen zurückgesetzt

Um die Texte für Angebote, Rechnungen und Mahnungen zu personalisieren verfahren Sie bitte wie folgt:

• Klicken Sie auf den Reiter "Ihre Daten"
• Klicken Sie auf "Ihre Texte"
• Im neuen Fenster können Sie die Texte an Ihre Anforderungen anpassen
• Zum Speichern klicken Sie auf "Texte speichern"

Das UST-ID Modul ist kostenpflichtig und muss vor Nutzung erst freigeschalten werden!

Nachdem Sie das Modul freigeschalten haben ist es sofort einsatzbereit! Das Modul arbeitet ganz von selbst - jedoch sollten Sie einige wichtige Regeln beachten, so das das Modul fehlerfrei arbeiten kann!

Land des Kunden

Das Land des Kunden bitte nur angeben wenn:

- der Kunde ausserhalb Ihres eigenen Landes seinen Wohnsitz hat
- der Kunde innerhalb der EU seinen Wohnsitz hat
- der Kunde in einem Drittland (ausserhalb der EU) seinen Wohnsitz hat

MERKE - LAND NICHT ANGEBEN WENN KUNDE IM INLAND !!

Umsatzsteuer-ID-Nummer des Kunden

Die Umsatzsteuer-ID-Nummer nur angeben wenn:

- der Kunden innerhalb der EU seinen Wohnsitz hat
- der Kunde ausserhalb der EU seinen Wohnsitz hat und Sie seine Steuernummer besitzen

MERKE - UST-ID NICHT ANGEBEN WENN KUNDE IM INLAND !! 

Die Angabe der Umsatzsteuer-ID innerhalb der EU ist Pflicht! Da sich die Steuerschuld in das Land des Empfängers verlegt, muss die UST-ID in den Kundendaten angegeben werden!

Ausserhalb der EU ist diese nicht notwendig - falls Sie jedoch eine Steuernummer des Kunden besitzen dann geben Sie bitte diese an - sicher ist sicher ...
 

Um ein Angebot in eine Rechnung umzuwandeln braucht es nicht viel.

Wählen Sie in der Angebotsverwaltung das Angebot aus welches in eine Rechnung umgewandelt werden soll und drücken Sie die rechte Maustaste und dann den Menüpunkt "Angebot in Rechnung umwandeln".

Durch das integrierte Internetupdate halten Sie easy-bill immer auf den neuesten Stand - ohne Aufwand - schnell und einfach.

Um easy-bill auf den neuesten Stand zu bringen, verfahren Sie wie folgt:

Klicken Sie auf den Menüpunkt "Einstellungen"
Klicken Sie auf "Update des Programms"

Hinweis:

Bevor Sie ein Update durchführen sollten Sie in Ihrem Interesse ein Datenbankbackup durchführen, so das bei Fehlern oder Problemen des Updates jederzeit Ihre Daten zurückgespielt werden können!

Im neuen Fenster klicken Sie zur Überprüfung auf neue Updates "Download starten".

Wenn neue Updates vorliegen zeigt easy-bill Ihnen welche Version im Internet verfügbar ist.

Wenn Sie das Update jetzt starten wollen, bestätigen Sie die Abfrage bitte mit "JA".

Sie erhalten nun die Möglichkeit die Updateinformationen zu lesen - Wir empfehlen dies zu tun, da dort alle wichtigen Änderungen und Neuerungen beschrieben sind!

Bestätigen Sie nun den Hinweis über den temporären Speicherort des Updates.

Nach erfolgreichem Upload der Setupdatei wird easy-bill automatisch beendet und das Update startet.

Bestätigen Sie alle Abfragen und führen das Update durch.

Nach Fertigstellung des Assistenten können Sie wie gewohnt easy-bill starten.

Sollten Ihnen nach einem Update einmal Fehler oder Probleme auffallen, dann melden Sie dies bitte unserem Support, so das wir die Quelle der Probleme lokalisieren können!

In easy-bill Rechnungen haben Sie die Möglichkeit zwischen 3 verschiedenen Rechnungsvorlagen zu wählen:

Design 1 - Standarddesign:

Dieses standartmäßig eingestellte Layout ist für die Nutzer gedacht, die Wert auf ein seriöses Rechnungsdesign legen - wie z.B. Dienstleister, RA oder auch Ärzte

Design 2 - Kompaktdesign

Dieses Design kommt schlicht, einfach und ausdrucksstark zum wesentlichen ...
Ideal für alle die es kurz und knackig lieben - und den Überblick nicht verlieren wollen!

Design 3 - Rechngspapier mit integriertem Etikett

Dieses Design ist zugeschnitten auf das bei unserem Partner Rechnungspapier.de erhältlichen Rechnungspapier. 

Weitere Informationen zum Rechnungspapier erhalten Sie unter:

http://www.rechnungspapier.de

Sollten Sie Ihre Rechnungen zum Großteil per Email verschicken, dann empfehlen wir Ihnen das Kompaktdesign, da dies designtechnisch bestens dafür geeignet ist!

Ein neues Feature ist eine integrierte Warengruppenverwaltung.

Damit Sie Ihre Artikel leichter finden und den Überblick bei großen Datenmengen behalten, sollten Sie Ihre Artikel immer in eine Warengruppe setzen!

Im Warengruppenbaum links sehen sie immer alle aktuellen Warengruppen, sowie die darin
enthaltenen Artikel.

Warengruppe anlegen

Um eine neue Warengruppe anzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

- Artikelverwaltung aufrufen
- auf "Neue Warengruppe" klicken
- Den Namen der Warengruppe angeben und bestätigen
- die Warengruppe wurde angelegt und kann nun genutzt werden

Wie Sie die Artikel die jeweiligen Warengruppen zuweisen, erfahren Sie im Kapitel "Artikel anlegen"

Warengruppe löschen

Um eine schon angelegte Warengruppe zu löschen gehen Sie bitte wie folgt vor:

- Artikelverwaltung aufrufen
- links in der Liste die gewünschte Warengruppe auswählen
- mit der rechten Maustaste "Warengruppe löschen" auswählen
- die Warengruppe wird gelöscht

Achtung:

Die Warengruppe "Allgemein" kann nicht gelöscht werden. Bitte beachten Sie auch, das eventuell verknüpfte Artikel wieder einer neuen Warengruppe zugeordnet werden sollten!

In der Wiedervorlagenverwaltung haben Sie immer den Überblick über alle erstellten Wiedervorlagen. Hier erkennen Sie welche Wiedervorlagen schon bearbeitet wurden und welche Wiedervorlagen noch offen sind. 

Um in die Wiedervorlagenverwaltung zu gelangen verfahren Sie wie folgt:   

• Klicken Sie auf "Rechnungsverwaltung"
• wählen Sie den Reiter "Wiedervorlagenverwaltung" 

Wiedervorlage in Rechnung umwandeln: 

1. Rechnung in der Liste auswählen
2. Dann auf "Wiedervorlage -> Rechnung" klicken
3. Die Rechnung wird mit den Daten der letzte Rechnung vorbereitet und kann sofort erstellt werden.
4. Vergessen Sie bitte nicht eine neue eventuelle Wiedervorlage zu markieren!

Hier können Sie die Zeiträume für die Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen einstellen!

Bitte wählen Sie einen Zeitraum der vom Kunden auch eingehalten werden kann - insbesondere bei den Mahnungen!!