Elektronische Rechnungen sind Rechnungen in Papierform gleichgestellt worden. Das hat das Bundesfinanzministerium festgelegt. Die Änderung betrifft die Art und Weise, welche besondere technische Anforderungen an elektronische Rechnungen gestellt werden. Bisher wurden nur solche anerkannt, die mit einer so genannten qualifizierten elektronischen Signatur versehen oder im EDI-Verfahren erstellt wurden.
Mit der neuen Regelung werden jetzt auch elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich anerkannt, die als einfaches Word-, Excel - oder PDF-Dokument per E-Mail zugestellt werden. Sie stehen damit den Rechnungen in Papierform gleich. Sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen eindeutigen Zusammenhang zwischen Rechnung und berechneter Leistung herstellen können.
Die Form des Kontrollverfahrens ist nicht vorgeschrieben und kann auch manuell durchgeführt werden, z. B. durch einen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein, Überweisungs- oder Zahlungsbeleg). Es werden keine technischen Verfahren vorgegeben, die die Unternehmen verwenden müssen. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren unterliegt keiner gesonderten Dokumentationspflicht und soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnungen sicherstellen.
Eine inhaltlich richtige Rechnung (gemeint ist: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt und richtiger Zahlungsempfänger) rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind. Außerdem ist der Steuerpflichtige nach wie vor verpflichtet, die Voraussetzungen des geltend gemachten Vorsteuerabzugs nachzuweisen.
An der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren hat sich auch für elektronische Rechnungen nichts geändert. Währenddessen müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Rechtlich verankert sind die neuen Regelungen mit weiteren Einzelheiten in § 14 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) und in Abschnitt 14.4 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE).
Quelle: IHK Chemnitz Wirtschaft 092012