Hilfe zur Erstellung einer eRechnung (derzeit mögliche Formate XRechnung, ZUGFERD ohne PDF)
Diese Hilfe unterstützt Sie bei der korrekten Eingabe aller erforderlichen Daten zur Erstellung einer elektronischen Rechnung im Format XRechnung. Dieses Format ist insbesondere für die Abrechnung gegenüber öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verpflichtend.
1. Allgemeines zur XRechnung
Die XRechnung ist ein strukturiertes XML-Datenformat, das den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht. Sie ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung durch den Rechnungsempfänger und enthält definierte Pflichtfelder und Formatvorgaben.
Das Rechnungsprogramm generiert eine XRechnung-konforme XML-Datei auf Basis Ihrer Eingaben.
2. Erforderliche Pflichtangaben
Bitte stellen Sie sicher, dass folgende Angaben vollständig und korrekt eingegeben werden:
Absender (Rechnungssteller)
- Firmenname
- Straße, Postleitzahl, Ort, Land
- Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer
- E-Mail-Adresse
- Bankverbindung (IBAN und BIC)
Empfänger (Rechnungsempfänger)
- Name der Organisation oder Behörde
- Adresse (Straße, Postleitzahl, Ort, Land)
- Leitweg-ID (Pflichtfeld bei öffentlichen Auftraggebern)
- Empfängerreferenz (z. B. Bestellnummer)
Rechnungsdaten
- Rechnungsnummer (eindeutig, fortlaufend)
- Rechnungsdatum
- Lieferdatum oder Leistungszeitraum
- Zahlungsziel in Tagen oder festes Fälligkeitsdatum
- Skontoangaben (optional)
- Währung (Standard: EUR)
Rechnungspositionen
Für jede Rechnungsposition sind folgende Angaben erforderlich:
- Artikel- oder Leistungsbezeichnung
- Menge und Mengeneinheit (automatisch wird Stück gesetzt, weitere Einheiten in Planung)
- Einzelpreis (netto)
- Gesamtpreis (netto)
- Umsatzsteuersatz (z. B. 19 %, 7 %, steuerfrei)
- Steuerbetrag
Gesamtsummen
- Zwischensumme (netto)
- Gesamtbetrag der Umsatzsteuer
- Gesamtbetrag der Rechnung (brutto)
Zahlungsinformationen
- IBAN
- BIC
- Name der Bank (optional)
- Zahlungsreferenz (z. B. interne Projektnummer oder Referenz des Empfängers)
3. Validierung und Export
Nach vollständiger Eingabe aller Daten kann die Rechnung als XRechnung-XML-Datei exportiert werden. Vor dem Export wird die Datei automatisch geprüft. Bei fehlenden oder ungültigen Angaben erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.
Die generierte Datei kann anschließend:
- per E-Mail an den Rechnungsempfänger gesendet werden (wenn akzeptiert)
- über ein Webportal (z. B. ZRE oder OZG-RE) hochgeladen werden
- über ein angebundenes PEPPOL-Gateway übermittelt werden (falls verfügbar)
